L’importanza del DPO per le aziende

Il Data Protection Officer (DPO), o Responsabile della Protezione dei Dati, è una figura chiave all’interno di qualsiasi azienda o organizzazione. Questo ruolo è stato istituito dal GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, e ha il compito di garantire il rispetto della normativa sulla privacy e di tutelare i diritti degli interessati.

Il DPO ha competenze interdisciplinari e svolge una funzione di officer, appunto, ovvero di supervisore e garanzia della corretta applicazione delle norme sulla privacy. A disciplinare questa posizione e i suoi compiti sono gli articoli 37, 38 e 39 del GDPR. Le principali responsabilità del DPO riguardano il monitoraggio del rispetto della normativa sulla privacy dell’azienda, la valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati di nuovi processi e tecnologie e la gestione di eventuali violazioni. Inoltre, questa figura ha il compito di informare e consigliare il titolare dell’organizzazione e tutti i dipendenti sugli obblighi in materia previsti dal Regolamento europeo.

Questa figura è diventata centrale nei processi aziendali con la digitalizzazione e la maggiore attenzione ai dati personali e al rispetto della privacy. Ogni azienda, chi in maniera più approfondita e chi in modo più marginale, tratta i dati personali. Il GDPR è intervenuto a tal proposito per predisporre un’autorità che si preoccupasse di far rispettare la compliance alla normativa. Nominare un DPO nella propria azienda apporta numerosi vantaggi, poiché aiuta a prevenire violazioni di dati e incidenti simili e minimizza gli effetti negativi per l’azienda. Si tratta di un ruolo di protezione, che rende l’azienda più sicura e affidabile, data la forte attenzione che si pone nel rispetto della privacy. Inoltre, assicura la conformità alla normativa evitando sanzioni economiche previste per chi non si adegua.

È piuttosto raro oggigiorno che un’azienda non tratti in maniera assoluta di dati personali. Per questo motivo, avere un DPO è diventato pressoché indispensabile per una corretta gestione degli stessi e per una questione di responsabilità nei confronti dei consumatori. Ci sono, però, aziende che sono obbligate dal GDPR a nominare un DPO, come gli istituti di credito, gli enti finanziari, le aziende sanitarie e in generale tutte le società che trattano i dati personali dei cittadini, quindi  gli enti pubblici e le pubbliche amministrazioni, ma anche le aziende che trattano dati sensibili come quelli relativi alla salute e i dati biometrici.

È piuttosto raro oggigiorno che un’azienda non tratti in maniera assoluta di dati personali. Per questo motivo, avere un DPO è diventato pressoché indispensabile per una corretta gestione degli stessi e per una questione di responsabilità nei confronti dei consumatori. Ci sono, però, aziende che sono obbligate dal GDPR a nominare un DPO, come gli istituti di credito, gli enti finanziari, le aziende sanitarie e in generale tutte le società che trattano i dati personali dei cittadini, quindi gli enti pubblici e le pubbliche amministrazioni, ma anche le aziende che trattano dati sensibili come quelli relativi alla salute e i dati biometrici.

Il DPO può essere una figura interna o esterna all’azienda e agisce in completa indipendenza e autonomia sulla questione dei dati. La nomina di un interno può avere il vantaggio che questo conosca già l’azienda e il personale manageriale e sia una figura rispettata all’interno della struttura organizzativa. D’altra parte, però, un DPO esterno gode di maggiore autonomia e non è ostacolato da conflitti di interessi interni. È importante, infatti, che resti indipendente per non essere influenzato nel prendere le decisioni. Spesso i DPO sono avvocati, ma è necessario che questi non prendano la difesa giudiziale dell’azienda in caso di controversie.
La figura del DPO ha primaria responsabilità e garanzia, dal momento che gestisce il trattamento dei dati e la tutela della libertà dei soggetti coinvolti. Questo professionista deve padroneggiare perfettamente la materia sia di derivazione europea, il GDPR appunto, che nazionale, come il Codice Privacy; deve avere quindi una conoscenza giuridica approfondita, ma anche delle competenze tecniche e pratiche e conoscere la corretta applicazione delle best practices e delle linee guida.

Il data protection officer deve avere competenze trasversali sul diritto, sulla privacy e anche sull’informatica. Non solo, deve conoscere questioni relative all’analisi e alla gestione del rischio e deve saper formare il personale in materia. Il DPO, infatti, deve essere in grado di preparare i dipendenti sugli obblighi in materia di protezione di dati e del loro trattamento, fornire pareri e consulenze ed essere un mediatore con il Garante per la protezione dei dati personali.
Ovviamente, deve gestire anche le situazioni spiacevoli che purtroppo possono accadere, e accadono sempre più di frequente nelle aziende, come nell’eventualità di data breach, ovvero un qualsiasi tipo di violazione dei dati. In questi casi, il DPO diventa un vero e proprio mediatore tra il titolare dell’azienda e il Garante; inoltre, deve gestire la situazione dopo aver valutato l’entità della violazione e capire se comporta danni per persone fisiche. Infine, deve contenere l’impatto del data breach. Per prima cosa deve valutare la gravità, come la quantità dei dati coinvolti e la natura della violazione. In seguito, deve notificarlo all’Autorità Garante. È necessario che l’autorità in questione metta in atto un piano di risposta e la comunichi in modo diretto ed efficace per mitigare gli effetti negativi della violazione.

Da quando è stata introdotta questa figura, però, sono state riscontrate ancora alcune lacune. Dall’indagine condotta dall’European Data Protection Board (EDPB) sull’efficacia del ruolo dei DPO sono emerse incoerenze rispetto a quanto previsto dal GDPR, come la mancanza di condizioni sufficientemente adeguate e la carenza di indipendenza nello svolgimento del proprio lavoro. Il DPO è un valore aggiunto per un’azienda, grande o piccola che sia, dal momento che i dati sono un asset principale di qualsiasi organizzazione. Con le giuste correzioni, sarà sempre di più una figura indispensabile e centrale. Un punto fondamentale è la formazione costante del personale aziendale sull’importanza dei dati personali e sulle responsabilità che hanno nella gestione di questi. Molti DPO, ad oggi, lamentano il fatto di essere chiamati a svolgere mansioni non previste dal GDPR, oppure di non avere abbastanza autonomia decisionale in tutte le fasi del processo o non avere abbastanza budget di manovra. È fondamentale che il DPO sia coinvolto fin dalle prime fasi per garantire un assetto di privacy by design dell’azienda. La collaborazione con tutte le parti della struttura aziendale è cruciale per una cultura incentrata sulla prevenzione delle violazioni e la garanzia della protezione dei dati.